La llegada del coronavirus ha traído retos al interior de las organizaciones

La meta del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) era contar con 34 000 trabajadores remotos al 2021. Sin duda, la cuarentena favorecerá a que esta cifra se sobrepase. Los memes lo han descrito mejor: el COVID-19 ha sido el verdadero impulsor de la transformación digital al interior de las empresas.

Tenía que llegar una pandemia para entender la importancia de invertir en herramientas digitales para facilitar que los trabajadores cumplan con su rol desde sus casas. Y vaya que hay muchas ventajas en que esto se mantenga. De acuerdo a Forbes, el 29 % de los trabajadores remotos son más felices que los que deben estar en un lugar fijo, lo que contribuye directamente en su rendimiento y flexibilidad.

Retos de la comunicación interna frente al COVID-19

Stefany Alva Antunez de Mayolo, coordinadora de Cultura, Clima y Comunicación Interna de Oxxo, nos precisa los principales retos que enfrenta esta área al interior de las organizaciones en esta cuarentena, y cómo estas se pueden convertir en oportunidades.

Saber hablar de cosas difíciles

El recorte de personal o sueldos son temas sensibles en cualquier organización actualmente. Si a esto le sumamos la coyuntura de salud pública, el temor de las empresas por comunicar aumenta. El silencio ha sido una opción para muchas y es comprensible. Sin embargo, es en tiempos de incertidumbre cuando el trabajador necesita escuchar de sus líderes más que nunca.

Nadie sabe lo que va a pasar. Eso lo saben muy bien los propios colaboradores, pero al mismo tiempo, quieren sentirse acompañados en este proceso. Se trata de empatía y gestión emocional, dos aspectos que pueden no estar tomando en cuenta las compañías, que aún son muy incrédulas respecto a este impacto en el beneficio de desempeño.

«Si tienes a gente con miedo, esto puede desencadenar en depresión, ira o ansiedad. Esto la va a afectar emocionalmente, haciéndola menos productiva», afirma Alva. En otros casos, la competitividad por conservar un puesto puede ser aún más intensa en esta coyuntura, influenciando también en el clima laboral.

Tomar en cuenta las distintas culturas

¿Cómo comunicar si tu público te siente lejos? El 10 % de empleados son nativos digitales, cuya forma de trabajar está muy vinculado a la red. La incertidumbre al inicio de la cuarentena puede haber obligado a varias organizaciones a optar por una comunicación interna más tradicional como el envío de un mail a los trabajadores. Sin embargo, lo que se necesita ahora es cercanía.

No es lo mismo abrir un correo más en la larga lista de mensajes que escuchar al gerente general hablar, a través de un video, del plan que llevará a cabo las siguientes semanas. Una crisis suele paralizar al ser humano, para ello, la clave es darles información para disminuir esa sensación.

De hecho, John Kotter, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, en su curva o gestión del cambio, habla de 8 pasos para lograr el cambio cultural en las empresas. Las que responsablemente han trabajado en ella previo a esta crisis, tienen más y mejores herramientas de comunicación interna.

La comunicación interna ya no es interna

Hoy es mucho más fácil que un comunicado se pueda filtrar y que una persona ajena a la organización pueda tener acceso a él. Se debe perder el miedo a lanzar un documento sobre contagios, por ejemplo, solo es importante asegurarse que haya claridad en los mensajes y que estos estén alineados en comunicación interna y externa. Aquí es clave el vínculo con la agencia de relaciones públicas.

Es importante no perder los rituales, recordar fechas clave como el Día de la Madre o el Padre, para mantener el vínculo.
Es importante no perder los rituales, recordar fechas clave como el Día de la Madre o el Padre, para mantener el vínculo.

Por ejemplo, se pueden crear piezas creativas y más visuales al momento de reforzar las conductas correctas de higiene, salir de la caja para acercarte a tu público, jugar con el humor en tiempos difíciles puede ser una apuesta arriesgada pero muy efectiva en comunicación interna.

Establecer y seguir protocolos de comunicación

Es responsabilidad del área de Comunicación Interna elaborar guías para que los jefes y/o gerentes gestiones sus equipos en tiempos de trabajo remoto: horarios, cantidad de reuniones por día, coordinación entre áreas.

Además, para tratar temas delicados, cada líder será el encargado de preparar a su equipo y abrir espacios de diálogo, bajo un protocolo de comunicación elaborado previamente. Este documento es como un guión de teatro que se debe respetar, ya que está alineado con el área legal de la empresa. Esto debe ser manejado por jefes, gerentes y bienestar. 


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